電話は、顔が見えないだけに受け応えの仕方が重要です。特に敬語を使うのに慣れないうちは、自分が話す内容をノートに全部書いておき、それを見ながらしゃべるとあわてずに済みます。

企業に電話をかける場合には、時間帯にも気を遣いましょう。避けたいのは相手が休憩中のお昼休み（一般的には12時から１時の間）と、忙しい時間帯である始業直後、終業間際、月曜日の朝、金曜日の夕方です。相手の都合が悪く、長く話せないときは、「いつ電話すればよいか」「代わりにメールで問い合わせてもよいか」など、相手と確実に連絡がとれる方法を確認してから電話を切るようにしましょう。

また、電話をかける時は必ずメモとペンを用意し、メモをとりながら聞く習慣を身につけましょう。その際、重要な説明会の日時や連絡先などを知らされたときは、「もう一度確認させていただきます」と断って、内容を復唱すること。ビジネスの世界では復唱することは常識なので、遠慮をすることはありません。

なお、自分からかける場合は携帯電話はなるべく使わないこと。企業からかかってきた場合も、電波の状態が悪く聞き取りにくければ、公衆電話などから折り返しかけ直す機転が必要です。